La incorporación de nuevos empleados es un momento crucial para ellos.
Es dos veces más probable que quienes viven una experiencia de incorporación negativa busquen otras oportunidades profesionales en el futuro [1]. Sin embargo, una experiencia de incorporación positiva puede incrementar la retención de nuevos empleados y la productividad general.
En un mundo en que el trabajo remoto es cada vez más común, la incorporación se hace aún más importante, en especial, para los gerentes directos. Los nuevos empleados necesitan apoyo adicional para comprender su función, familiarizarse con la cultura de la empresa y adaptarse a las normas y expectativas del equipo.
Esta lista de verificación te ayudará a crear un programa de incorporación bien pensado y eficaz para tus empleados remotos.
Estos son los 11 pasos para incorporar a nuevos empleados de forma remota:
- Paso 1: ofrecer al nuevo empleado la bienvenida al equipo
- Paso 2: entregar el hardware y el software necesarios
- Paso 3: compartir tu entusiasmo y hacer que se sienta con ganas de comenzar
- Paso 4: emparejarlo con un compañero de incorporación
- Paso 5: agregarlo a los canales de comunicación importantes
- Paso 6: anunciar su llegada con antelación
- Paso 7: hacer de su primera jornada una ocasión inolvidable
- Paso 8: conversar sobre las responsabilidades y expectativas
- Paso 9: familiarizarlo con la cultura de la empresa e involucrarlo en ella
- Paso 10: sostener reuniones más frecuentes en un principio
- Paso 11: pedir comentarios a tu nuevo empleado
Por qué los líderes deberían tener una lista de verificación de incorporación
Una lista de verificación bien elaborada para la incorporación de nuevos empleados ofrece a los líderes un medio confiable de generar coherencia tanto para los gerentes como para los nuevos empleados en un proceso que de otra forma sería muy abrumador en un entorno remoto.
En lugar de esforzarse por recordar cada documento, presentación o paso de configuración, los gerentes pueden atenerse a un marco repetible que garantiza que no se omita nada importante.
Una lista de verificación además crea una experiencia más centrada en el ser humano. Esta ayuda a los líderes a centrarse menos en la logística y más en desarrollar confianza de manera temprana, fortalecer la cultura del equipo y ofrecer a los nuevos empleados la seguridad que necesitan para tener éxito.
Cuando las expectativas son claras y los primeros días parecen organizados en lugar de caóticos, los nuevos empleados se adaptan más rápido, se involucran más profundamente y permanecen más tiempo.
Para los líderes, el impacto es doble: operaciones más fluidas y relaciones más sólidas. Una simple lista de verificación se convierte en una herramienta potente para marcar la pauta, reforzar los valores de la empresa y generar una experiencia positiva para los empleados desde el primer día
Paso 1: ofrecer al nuevo empleado la bienvenida al equipo
Además de enviar al nuevo empleado los documentos necesarios para oficializar su contratación, exprésale lo entusiasmado que estás por trabajar juntos. Envíale el correo electrónico tan pronto como sea posible una vez que haya aceptado el puesto. De esta forma, establecerás rápidamente una sensación de aceptación social, lo que está asociado al éxito del nuevo empleado [2].
Estos son los detalles principales que debes incluir en tu correo electrónico de bienvenida para garantizar un primer paso fluido hacia la incorporación del nuevo empleado. Más que un simple marco, esta es una forma comprobada de crear un ambiente acogedor que mejora la productividad desde la llegada.
Felicítalo por unirse a tu equipo
Una felicitación sincera y cálida es una de las formas más sencillas de establecer el tono adecuado para la trayectoria de tu nuevo empleado. Antes de hablar de logística, dedica un momento a reconocer la importancia de su decisión de unirse a tu equipo. Este pequeño gesto tiene un gran impacto en el establecimiento de la confianza, refuerza su sentido de pertenencia y da el ejemplo de cómo dar la bienvenida a nuevos empleados de una manera reflexiva y centrada en las personas.
Anima a los miembros del equipo que conocieron al nuevo empleado durante el proceso de entrevista a que le envíen un breve correo electrónico o una nota por LinkedIn dándole la bienvenida al equipo. Estos mensajes tienen que ser largos; incluso unas pocas frases reflexivas pueden ayudar al nuevo empleado a sentirse visible y valorado antes de su primer día.
Hazle saber qué es lo que más te llamó la atención durante el proceso de entrevista, por qué te entusiasma que haya elegido tu organización y cómo sus habilidades contribuirán de manera significativa.
Este acercamiento temprano además fomenta el establecimiento de relaciones. Cuando los nuevos empleados reconocen nombres conocidos en los canales de Slack o en las próximas reuniones, se sienten más cómodos y más conectados con el equipo.
Crear este sentido de aceptación social desde el principio reduce los nervios del primer día, fortalece el sentido de pertenencia y establece el tono para una experiencia de incorporación centrada en las personas que realmente apoya a los nuevos empleados en un entorno remoto.
Cuéntale lo que sucederá el primer día
Proporcionar claridad es una de las formas más eficaces de reducir los nervios del primer día. Después de confirmar su fecha de inicio oficial, describe cómo será el primer día para que tu nuevo empleado sepa exactamente dónde estar, cuándo iniciar sesión y qué hará. Una descripción general sencilla ayuda a eliminar la incertidumbre y demuestra que planificaste las cosas para su llegada.
No necesitas una agenda minuto a minuto. Limítate a destacar momentos clave: con quién se reunirá, cuánto tiempo tomarán las sesiones de incorporación, así como cualquier herramienta o cuenta y cómo acceder a ellas. Esto establece un punto de partida más fluido y acogedor; asimismo, ayuda al nuevo empleado a asumir su rol con confianza.
Describe los documentos, herramientas y recursos clave
Establecer expectativas desde el principio ayuda a los nuevos empleados a sentirse organizados y preparados, y les ofrece una idea clara de lo que les espera en los días y semanas que quedan para su primer día.
Describe los aspectos fundamentales a los que deben prestar atención, además de explicar por qué cada uno de ellos es importante. Esta claridad adicional ayuda a los nuevos empleados a mantenerse bien encaminados y garantiza que dispongan de todo lo que necesitan para comenzar sin problemas:
- Documentación de Recursos humanos: formularios de elegibilidad laboral, documentos fiscales, contratos y otros elementos esenciales para formalizar su empleo.
- Hardware y software de tecnología de la información: computadoras, monitores, accesorios e instrucciones de inicio de sesión para las herramientas que usarán a diario.
- Un kit de bienvenida: un paquete seleccionado de recursos útiles diseñado para presentarle tu equipo y tu cultura.
Cuando los nuevos empleados comprenden lo que les espera y por qué, se sienten más seguros y apoyados, mucho antes de iniciar su primera jornada.
Anima a los nuevos empleados remotos a comunicarse
Los empleados remotos no tienen la ventaja de poder acercarse al escritorio de alguien para hacer una pregunta rápida, por lo que es importante garantizarles desde el principio que estás disponible y dispuesto a ayudarlos. Hazles saber que pueden comunicarse contigo antes de la fecha de inicio si tienen alguna pregunta, duda o necesidad logística. Esta simple invitación ayuda a resolver la incertidumbre y enfatiza que estás comprometido a prepararlos para el éxito.
Fomentar la comunicación abierta también genera confianza desde el primer día. Cuando los nuevos empleados se sienten cómodos para plantear incluso las preguntas más sencillas, inician su primer día con mayor confianza y están mejor preparados para afrontar su incorporación. Una breve nota tranquilizadora demuestra que valoras su experiencia, respetas su tiempo y deseas que se sientan completamente preparados para la transición a su nuevo puesto.
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Crear una experiencia de incorporación intencional y reflexiva comienza con una lista de verificación confiable. Cuando los líderes siguen un marco y pautas claras, generan coherencia, reducen la carga y brindan a cada nuevo empleado la confianza y la claridad que necesitan para causar un impacto desde el principio.
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Fuentes:
- Digitate “Lo que el CIO ve y que otras personas no ven” (En inglés)
- Harvard Business Review “Tus nuevas contrataciones no tendrán éxito, a menos que las integres adecuadamente” (En inglés)
