11 Schritte für das Onboarding neuer Mitarbeiter im Homeoffice

Das Onboarding ist die alles entscheidende Phase beim Antreten einer neuen Stelle.

Wenn Mitarbeitende ihre Einarbeitung als negativ empfinden, ist später die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass die betreffende Person sich beruflich anderweitig umsieht[1]. Umgekehrt kann ein positives Onboarding-Erlebnis die Mitarbeiterbindung und die Produktivität steigern.

In einer Welt, in der die Arbeit im Homeoffice die neue Normalität ist, gewinnt das Onboarding immer mehr an Bedeutung, vor allem für die direkten Vorgesetzten. Neu eingestellte Mitarbeiter:innen brauchen zusätzliche Unterstützung, um ihre Aufgaben zu verstehen, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und sich an die Standards und Erwartungen im Team anzupassen.

Mit dieser Checkliste kannst du ein perfekt organisiertes, effektives Onboarding-Programm für Mitarbeiter:innen im Homeoffice erstellen.

Wir zeigen dir 11 Schritte für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeitender im Homeoffice:

• Schritt 1: Neue:n Mitarbeiter:in im Team begrüßen
• Schritt 2: Die benötigte Hardware und Software zuschicken
• Schritt 3: Freude zeigen und positive Erwartungen aufbauen
• Schritt 4: Dem neuen Teammitglied eine:n Onboarding-Partner:in zur Seite stellen
• Schritt 5: Das neue Teammitglied in den wichtigen Kommunikationskanälen hinzufügen
• Schritt 6: Dem Team den Arbeitsbeginn des neuen Teammitglieds vorab kommunizieren
• Schritt 7: Den ersten Arbeitstag zu einem unvergesslichen Erlebnis machen
• Schritt 8: Verantwortlichkeiten und Erwartungen besprechen
• Schritt 9: Neue:n Mitarbeiter:in in die Unternehmenskultur einführen und einbeziehen
• Schritt 10: Häufigere Kontaktaufnahme in der ersten Zeit
• Schritt 11: Neue:n Mitarbeiter:in um Feedback bitten

Warum Führungskräfte eine Onboarding-Checkliste benutzen sollten

Das Onboarding in einer Remote-Umgebung kann recht überwältigend sein. Eine gut durchdachte Onboarding-Checkliste bietet Führungskräften eine zuverlässige Möglichkeit, Konsistenz sowohl für Manager:innen als auch neue Mitarbeitende zu schaffen.

Anstatt an jedes Dokument, jede Einführung und jeden Einrichtungsschritt einzeln denken zu müssen, können Manager:innen ganz einfach einem reproduzierbaren Framework folgen, der sicherstellt, dass nichts unter den Tisch fällt.

Eine Checkliste schafft auch ein menschlicheres Erlebnis. So müssen sich Führungskräfte weniger mit organisatorischen Anliegen befassen und können sich mehr darauf konzentrieren, früh Vertrauen aufzubauen, die Teamkultur zu stärken und neuen Mitarbeitenden Selbstsicherheit zu vermitteln, damit sie erfolgreich durchstarten können.

Wenn Erwartungen klar kommuniziert werden und die ersten Tage durchgeplant und nicht chaotisch wirken, steigen neue Mitarbeitende schneller ein, engagieren sich mehr und bleiben länger.

Führungskräfte profitieren von zwei positiven Effekten: reibungslosere Abläufe und stärkere Beziehungen. Eine einfache Checkliste wird zu einem leistungsstarken Werkzeug, mit dem du eine Grundlage schaffen, die Unternehmenswerte stärken und von Anfang an eine positive Mitarbeitererfahrung schaffen kannst.

Schritt 1: Den neuen Mitarbeiter im Team begrüßen

Sende dem neuen Mitarbeiter nicht nur die offiziellen Unterlagen zu, sondern teile ihm auch mit, wie sehr du dich auf die Arbeit mit ihm freust. Sende die E-Mail so schnell wie möglich, sobald der zukünftige Mitarbeiter seine Zusage gegeben hat. Das schafft schnell ein Gefühl der sozialen Akzeptanz, das wiederum mit dem Erfolg neuer Mitarbeitender verknüpft ist [2].

Hier sind die wichtigsten Details, die du in deine Onboarding-E-Mail aufnehmen solltest, um einen reibungslosen ersten Schritt zur Begrüßung des neuen Teammitglieds zu gewährleisten. Dies ist mehr als nur ein Framework. Dies ist ein bewährter Weg, um eine einladende Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende direkt bei ihrer Ankunft die besten Voraussetzungen für eine ausgezeichnete Produktivität erhalten.

Gratuliere zum Eintritt in dein Team

Ein warmer, aufrichtiger Glückwunsch ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um deinen neuen Mitarbeitenden eine gute Grundlage für ihre Zeit in deinem Team zu bieten. Bevor du dich um die organisatorischen Aspekte kümmerst, möchten wir dich ermutigen, deine Dankbarkeit für deren Eintritt in dein Team auszusprechen. Diese kleine Geste trägt viel dazu bei, Vertrauen aufzubauen, das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken und ein klares Signal zu senden: Neue Mitarbeitende sollen aufmerksam und persönlich willkommen geheißen werden.

Bitte die Teammitglieder, die dem:der neue:n Kolleg:in bereits beim Bewerbungsgespräch begegnet sind, die Person mit einer kurzen E-Mail oder LinkedIn-Nachricht im Team zu begrüßen. Diese Nachrichten müssen nicht lang sein; selbst ein paar persönliche Sätze können dem neuen Teammitglied helfen, sich vor dem ersten Tag gesehen und geschätzt zu fühlen.

Lass die Person wissen, wodurch sie während des Vorstellungsgesprächs herausgestochen ist, warum du dich freust, dass sie sich für deine Organisation entschieden hat, und wie ihre Fähigkeiten einen bedeutenden Einfluss haben werden. 

Dieser frühe Kontakt fördert auch den Beziehungsaufbau. Wenn neue Mitarbeitende vertraute Namen in Slack-Kanälen oder bevorstehenden Meetings erkennen, fühlen sie sich wohler und stärker mit dem Team verbunden.

Wenn Mitarbeitende frühzeitig mit anderen Kolleg:innen in Kontakt sind, sind sie am ersten Tag weniger nervös, empfinden ein höheres Zugehörigkeitsgefühl und profitieren von einem Onboarding-Erlebnis, bei dem sie im Mittelpunkt stehen und bei dem sie sich wirklich unterstützt fühlen.

Teile ihnen mit, was sie am ersten Tag erwartet

Klarheit zu schaffen ist eine der besten Möglichkeiten, um die Nervosität am ersten Tag zu reduzieren. Nachdem das offizielle Startdatum bestätigt wurde, skizziere, wie der erste Tag aussehen wird, damit die neue Person genau weiß, wo sie sein muss, wann sie sich einloggen soll und was zu erledigen ist. Eine einfache Übersicht hilft, Unsicherheiten zu beseitigen und zeigt, dass du dich auf ihre Ankunft vorbereitet hast.

Du brauchst keinen Zeitplan, der bis ins kleinste Detail ausgearbeitet ist. Es reicht, die wichtigsten Momente hervorzuheben: mit wem sich die Person treffen wird, wie lange die Onboarding-Sitzungen dauern werden, welche Tools oder Konten es gibt und wie man darauf zugreift. Dies schafft einen reibungsloseren, einladenderen Start und hilft deinen neuen Mitarbeitenden, ihre Rolle selbstsicher zu übernehmen.

Gib eine Übersicht über die wichtigsten Dokumente, Tools und Ressourcen

Die frühzeitige Festlegung von Erwartungen hilft neuen Mitarbeitenden, sich organisiert und vorbereitet zu fühlen, und vermittelt ihnen ein klares Bild davon, was in den Tagen und Wochen vor ihrem ersten Arbeitstag auf sie zukommen wird …

Biete eine Übersicht über die wesentlichen Punkte, auf die sie achten sollten, und erkläre, warum jeder Punkt wichtig ist. Diese zusätzliche Klarheit hilft neuen Mitarbeitenden, auf Kurs zu bleiben, und stellt sicher, dass sie alles haben, was sie für einen reibungslosen Start benötigen:

• Unterlagen von der Personalabteilung: Unterlagen für die Arbeitsgenehmigung, Steuerdokumente, Verträge und andere wichtige Unterlagen, um alles offiziell zu machen.
• Hardware und Software von der IT: Laptops, Monitore, Zubehör und Anweisungen zur Anmeldung für die Tools, die sie täglich verwenden werden.
• Ein Willkommenspaket: Ein kuratiertes Paket mit hilfreichen Ressourcen, das darauf abzielt, sie in dein Team und deine Kultur einzuführen.

Wenn neue Mitarbeitende wissen, was auf sie zukommt und warum, fühlen sie sich sicherer und unterstützt – lange bevor ihr erster Tag beginnt.

Ermutige neue Remote-Mitarbeitende, sich bei Anliegen an dich zu wenden

Remote-Mitarbeitende haben nicht den Vorteil, schnell am Schreibtisch von jemandem vorbeizuschauen, um eine kurze Frage zu stellen. Umso wichtiger ist es, sie zu beruhigen und ihnen frühzeitig zu kommunizieren, dass du verfügbar und bereit bist, sie zu unterstützen. Lass sie wissen, dass sie sich vor ihrem ersten Tag mit Fragen, Bedenken oder Anliegen zu organisatorischen Aspekten bei dir melden können. Diese einfache Geste hilft, Unsicherheiten aus dem Raum zu schaffen, und zeigt ihnen, dass du dich dafür einsetzt, sie auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit vorzubereiten.

Wenn du eine offene Kommunikation förderst, schafft das von Tag eins Vertrauen. Wenn neue Mitarbeitende sich wohlfühlen, selbst die kleinsten Fragen zu stellen, sind sie am ersten Tag selbstsicherer und besser auf ihr Onboarding vorbereitet. Eine kleine Bestärkung signalisiert, dass du ihre Erfahrung schätzt, ihre Zeit respektierst und möchtest, dass sie sich bestens vorbereitet fühlen, während sie sich in ihre neue Rolle einarbeiten.

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Ein gelungenes, bewusst gestaltetes Onboarding beginnt mit einer verlässlichen Checkliste. Wenn du als Führungskraft ein klares Framework befolgst, kannst du Konsistenz schaffen, die Belastung reduzieren und allen neuen Mitarbeitenden das Vertrauen und die Klarheit geben, die sie brauchen, um von Anfang an etwas zu bewirken.

Unternehmen, die ihre Onboardings verbessern möchten, setzen auf Udemy Business und seine Lösungen für den Aufbau von Skills und Anleitungen sowie Lern-Tools, mit denen Teams vom ersten Tag des neuen Mitarbeitenden erfolgreich arbeiten können.

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Quellen:

1. Digitate „What the CIO sees–that other people don’t“
2. Harvard Business Review „Your New Hires Won’t Succeed Unless You Onboard Them Properly“